ΙΟΝΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ

ΤΜΗΜΑ ΑΡΧΕΙΟΝΟΜΙΑΣ-ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ

ΟΜΑΔΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΣΤΑ ΠΛΑΙΣΙΑ ΤΟΥ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ “ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΑ”, ΜΕ ΘΕΜΑ: ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ISO/FDIS 8601, ISO/IEC 11179, ISO 639-2 & ISO 690-2.

ΔΙΔΑΣΚΩΝ: κ. ΚΑΠΙΔΑΚΗΣ

ΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ ΕΠΙΜΕΛΗΘΗΚΑΝ ΟΙ:

ΑΝΔΡΕΑΚΟΥ ΖΑΧΑΡΟΥΛΑ (Β 99007)

ΠΑΠΑΚΗΡΥΚΟΥ ΑΝΝΑ (Β 99020)

STRUZIK ΑΙΜΙΛΙΑ (Β 99077)

ΚΕΡΚΥΡΑ 2003

Τα τελευταία χρόνια η πληροφορία σε όλες τις μορφές τις αυξάνεται και εξελίσσεται με ραγδαίους ρυθμούς. Ιδιαίτερης σημασίας ζήτημα αποτελεί αυτός ο τεράστιος όγκος πληροφορίας να είναι πιο προσιτός στο χρήστη, του οποίου οι απαιτήσεις για ταχύτερη και πιο ποιοτική πληροφόρηση είναι εξίσου επαυξημένες. Για να καλυφθούν αυτές οι ανάγκες με όσο το δυνατόν πιο ολοκληρωμένο τρόπο, δημιουργήθηκαν τα ποικίλα πρότυπα κωδικοποίησης δεδομένων, ένα μέρος των οποίων είναι τα διεθνή πρότυπα ISO (International Organization for Standardization).

Κάθε ένα από τα πρότυπα αυτά υποδεικνύει ένα τυποποιημένο τρόπο καθορισμού και περιγραφής της πληροφορίας και μία τυποποιημένη μορφή δόμησης και κωδικοποίησης της πληροφορίας.

Αντικείμενο της μελέτης μας αποτελούν τα εξής πρότυπα:

Α) Το πρότυπο ISO/ FDIS 8601, που καθορίζει τον τρόπο παρουσίασης της ημερομηνίας και της ώρας.

Β) Το ISO/IEC 11179 που προσδιορίζει και προτυποποιεί τα δεδομένα και τα μεταδεδομένα.

Γ) Το πρότυπο 639-2 προσδιορίζει τους τρόπους κωδικοποίησης της γλώσσας στην οποία εμφανίζεται η πληροφορία.

Δ) Το πρότυπο 690-2 αφορά τη σύνταξη αναφορών και παραπομπών σε ηλεκτρονικά τεκμήρια.

ISO/FDIS 8601

Το διεθνές πρότυπο ISO/FDIS 8601 ( International Organization for Standardization/Final Draft International Standard ), καθορίζει την παρουσίαση της ημερομηνίας και της ώρας με αριθμούς. Αυτή η πρότυπη σημειογραφία βοηθά στο να αποφεύγεται η σύγχυση στη διεθνή επικοινωνία που προκαλείται από τις πολλές και διαφορετικές μεταξύ τους εθνικές διατάξεις. Επίσης, αυξάνει τη δυνατότητα ανταλλαγής δεδομένων. Επιπρόσθετα, αυτά τα πρότυπα έχουν ποικίλα σημαντικά πλεονεκτήματα για τη χρήση των υπολογιστών σε σύγκριση με άλλες παραδοσιακές σημειογραφίες για την ημερομηνία και την ώρα. Η σημειογραφεία του ISO/FDIS 8601 για την ώρα, είναι κιόλας ένα εκ των πραγμάτων πρότυπο για όλες σχεδόν τις χώρες, ενώ η σημειογραφία για την ημερομηνία γίνεται όλο και πιο δημοφιλής.

Το Διεθνές Πρότυπο ISO/FDIS 8601 προετοιμάστηκε από την Τεχνική Επιτροπή ISO/TC 154, για δεδομένα και έγγραφα στο εμπόριο, τη βιομηχανία και τη διοίκηση και αντικαθιστά τα παλαιότερα πρότυπα ISO 2014, 2015, 2711, 3307 και 4031.

Για να επιτευχθούν παρόμοια σχήματα για την παρουσίαση των ημερομηνιών, των εβδομάδων, των χρονικών διαστημάτων, του συνδυασμού της ημερομηνίας και της ώρας της ημέρας, οι διαφορές μεταξύ τοπικής και διεθνούς ώρας, καθώς και για να αποφευχθούν ασάφειες μεταξύ αυτών των παρουσιάσεων, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιούνται, ξέχωρα από τους αριθμούς, είτε αλφαβητικοί χαρακτήρες, είτε ένας ή περισσότεροι γραφικοί χαρακτήρες, είτε ένας συνδυασμός από αλφαβητικούς και άλλους χαρακτήρες, σε κάποιες από αυτές τις παρουσιάσεις.

Η παραπάνω πρακτική είχε ως αποτέλεσμα να αυξηθεί η προσαρμοστικότητα και γενικά η εφαρμοστικότητα του ISO/FDIS 8601. Έτσι έχουμε σε όλο τον κόσμο μία μοναδική παρουσίαση για οποιαδήποτε έκφραση ημερομηνίας και ώρας ή και συνδυασμού αυτών. Επομένως κάθε παρουσίαση θα είναι από όλους αναγνωρίσιμη.

Επιπλέον, κάθε εφαρμογή που αφορά την ανταλλαγή δεδομένων, κυρίως μεταξύ συστημάτων επεξεργασίας δεδομένων, θα μειώσει τα λάθη που προκύπτουν από παρερμηνεία, καθώς και το κόστος που αυτή η παρερμηνεία δημιουργεί. Η προώθηση αυτού του διεθνούς προτύπου δεν θα διευκολύνει μόνο την ανταλλαγή πληροφοριών πέρα από τα εθνικά σύνορα κάθε χώρας, αλλά επίσης θα βελτιώσει τη μεταφορά του software και θα ελαττώσει τα προβλήματα επικοινωνίας μέσα σε έναν οργανισμό, όπως επίσης και μεταξύ οργανισμών.

Αυτό το διεθνές πρότυπο καθορίζει την παρουσίαση των ημερομηνιών στο Γρηγοριανό ημερολόγιο, της ώρας καθώς και την παρουσίαση των περιόδων της ώρας.

Περιλαμβάνει:

1)Ημερομηνία που εκφράζεται με όρους: έτος, μήνας και ημέρα του μήνα.

2)Τακτικές ημερομηνίες που εκφράζονται με όρους: έτος και μήνας του έτους.

3)Εβδομαδιαίες ημερομηνίες που εκφράζονται με όρους: έτος, αριθμός εβδομάδας και ημέρα εβδομάδας.

4)Ώρα της ημέρας που βασίζεται στο 24ωρο χρονομετρικό σύστημα.

5)Διαφορές μεταξύ τοπικής και διεθνούς ώρας.

6)Συνδυασμό ημερομηνίας και ώρας.

7)Χρονικά διαστήματα.

8)Επαναλαμβανόμενα χρονικά διαστήματα.

Το ISO/FDIS 8601 είναι εφαρμόσιμο κάθε φορά που ημερομηνίες και ώρες περιλαμβάνονται στην πληροφορία. Επίσης, λαμβάνει υπόψιν τα επιπλέον δευτερόλεπτα που εισάγονται σποραδικά στο τέλος κάθε μήνα για να διατηρηθεί η αστρονομική ακρίβεια της ημέρας.

Συνοπτικά, τα πλεονεκτήματα του ISO/FDIS 8601 είναι τα εξής:

διαβάζεται και γράφεται εύκολα από τον υπολογιστή

ανεξαρτησία γλώσσας

δεν συγχέεται με άλλες παρουσιάσεις ημερομηνιών

συνέπεια με το κοινό χρονομετρικό σύστημα των 24 ωρών, όπου η μεγαλύτερη μονάδα: η ώρα, γράφεται μπροστά από τις δύο μικρότερες: τα λεπτά και τα δευτερόλεπτα.

γράφεται πρώτα η ημερομηνία και ακολουθεί η ώρα, π.χ. YYYY-MM- DD 1998-02-15

HH:MM:SS 17:45:40

H σημείωση αυτή έχει πάντα σταθερό μήκος και είναι σύντομη, κάτι που καθιστά εύκολη τη χρήση της.

Ο παραπάνω τρόπος παρουσίασης της ημερομηνίας και της ώρας χρησιμοποιείται ήδη ευρέως από πολλές χώρες και από το μεγαλύτερο μέρος του παγκόσμιου πληθυσμού. Επομένως, είναι οικείο στον περισσότερο κόσμο.

Η τετραψήφια παρουσίαση του έτους (1998), βοηθά στην προσπέλαση προβλημάτων μετά την 1999-12-31. Στην παρουσίαση της ημερομηνίας και του χρόνου, όπως αυτή παρουσιάστηκε με το παραπάνω παράδειγμα, υπάρχει η δυνατότητα να γίνουν κάποιες αλλαγές. Αυτές ονομάζονται εναλλακτικές μορφές ή σχήματα, οι οποίες είναι εξίσου αποδεκτές και αναγνωρίζονται ως σωστές, αρκεί να υπάρχουν κάποιες προϋποθέσεις.

Τα εναλλακτικά σχήματα είναι τα εξής:

Παράληψη του ενωτικού σημείου (-) αν η πυκνότητα είναι πιο σημαντική από την εύκολη αναγνωσιμότητα από τον άνθρωπο. Π.χ. η ημερομηνία 1998-02-15 19980215

Παράληψη της χιλιετίας, όταν αυτή η πληροφορία δεν είναι απαραίτητη. Π.χ. 1998-02-15 98-02-15

Παράληψη μήνα και ημέρας, όταν το ένα ή και τα δύο δεν παρουσιάζουν ενδιαφέρον. Π.χ. 1998-02-15 1998-02 1998

Εβδομάδα αντί του μήνα. Η αναφορά στην εβδομάδα αφορά κυρίως εμπορικές και βιομηχανικές απαιτήσεις, ιδίως στην Ευρώπη, όπου είναι συχνή προϋπόθεση η αναφορά στην εβδομάδα του έτους. Η πρώτη εβδομάδα του έτους μπορεί να περιέχει και μέρες από το προηγούμενο έτος. Π.χ. η πρώτη εβδομάδα (01) του έτους 1997, περιλαμβάνει τις ημέρες 1996-12-30 έως 1997-01-05. Σ’ένα τέτοιο εναλλακτικό σχήμα αυτή η εβδομάδα θα γράφεται 1997-W01 (W=WEEK)

Τέτοιου είδους κωδικοί συνήθως τυπώνονται στα διάφορα προϊόντα.

Το προηγούμενο εναλλακτικό σχήμα μπορεί να επεκταθεί μ’ έναν αριθμό που δηλώνει την ημέρα της εβδομάδας. Για παράδειγμα, η μέρα 1996-12-31 είναι Τρίτη, δηλαδή η δεύτερη μέρα της εβδομάδας. 1997-W01-2

Τέλος αναφορά στην ημέρα και στο έτος μόνο :

π.χ. 1998-02-15 1998-046

Το πρότυπο διευκρινίζει τί είναι δίσεκτο έτος. Τα δίσεκτα έτη έχουν μία ημέρα επιπλέον, με μία εξαίρεση : όταν ένα έτος είναι πολλαπλάσιο του 100, αλλά όχι και του 400, τότε δεν είναι δίσεκτο, π.χ. το έτος 1900. Το έτος 2000 όμως είναι.

Η ώρα της ημέρας, όπως προαναφέρθηκε, παρουσιάζεται ως εξής : HH: MM : SS ΩΩ : ΛΛ : ΔΔ. Όπως και με την σύμπτυξη της ημερομηνίας, όπου γινόταν παράληψη της (-), έτσι και κατά τη σύμπτυξη της ώρας γίνεται παράληψη της (:). Π.χ. 17: 45: 40 174540

Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα παράληψης των λεπτών ή των δευτερολέπτων ή και των δύο. Π.χ.

17:45:40

ή 17:45

ή 17

Από την άλλη, αντί για την παράληψη λεπτών και δευτερολέπτων μπορούμε να προσθέσουμε κλάσματα του δευτερολέπτου. Π.χ. 17:45:40,9942 βάζοντας κόμμα και προσθέτοντας τα δέκατα.

Το τέλος μιας ημέρας και η αρχή της επόμενης ταυτίζονται στο ίδιο σημείο, δηλαδή στο χρόνο : 1998-02-15 24:00 και 1998-02-16 00:00.

Το χρονομετρικό σύστημα των 24 ωρών είναι ήδη εκ των πραγμάτων πρότυπο σε όλο σχεδόν τον κόσμο, εκτός λίγων εξαιρέσεων, όπως κάποιες αγγλόφωνες χώρες, οι οποίες χρησιμοποιούν τις αναφερόμενες στο χρόνο συντομογραφίες : “a.m.” και “p.m.”. Άλλες γλώσσες δεν χρησιμοποιούν τις παραπάνω συντομογραφίες. Το παλιό Αγγλικό σύστημα παρουσίασης του χρόνου είναι το πιο δύσκολο στην κατανόηση και αποτελεί υπόλειμμα του Μεσαίωνα, όταν ήταν σε χρήση οι Ρωμαϊκοί αριθμοί, ο αριθμός 0 δεν είχε εφευρεθεί και ήταν σε χρήση τα αναλογικά ρολόγια. Το σύστημα αυτό είναι ακατάλληλο και θα πρέπει να χρησιμοποιείται το Διεθνές σύστημα παρουσίασης της ώρας.

Το ISO 8601 έχει υιοθετηθεί σαν Ευρωπαϊκό Πρότυπο EN 28601 και είναι ένα ισχυρό πρότυπο σ’όλες τις χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Τα παραπάνω παραδείγματα παρουσίασης της ώρας και της ημερομηνίας, ας υποτεθεί ότι ανήκουν σε κάποια τοπική ζώνη χρόνου. Αν θέλουμε να δηλώσουμε ότι ο χρόνος που αναφέρεται είναι εναρμονισμένος με τη Διεθνή Ώρα μπορεί να προσαρτηθεί το γράμμα Ζ. Π.χ. 23:59:59Ζ.

Το Ζ σημαίνει μεσημβρινός 0 ( Γκρήνουϊτς ). Χρησιμοποιείται ευρέως στη ραδιοφωνική επικοινωνία, όπου είναι γνωστή ως “Zulu Time”. Πριν το 1972 ονομαζόταν Greenwich Mean Time (GMT).

Οι χρονικές ζώνες ανατολικά του Γκρήνουϊτς προσθέτουν +HH:MM ή +ΗΗ στο χρόνο για να δηλωθεί ότι η τοπική ζώνη προηγείται της Διεθνής Ώρας Χρόνου. Οι ζώνες δυτικά του Γκρήνουιτς προσθέτουν -ΗΗ:ΜΜ ή -ΗΗ. Ωστόσο ο πιο αξιόπιστος τρόπος είναι να χρησιμοποιεί κανείς την Εναρμονισμένη Διεθνή Ώρα.

Το πρότυπο ασχολείται και προσιδιάζει τους παρακάτω όρους και έννοιες :

-Εναρμονισμένη Διεθνή Ώρα ( Coordinated Universal Time ),

-Ημερομηνία ( Date )- Calendar date

-Τακτική Ημερομηνία ( ordinal date )

-Ημέρα (day, 24 ώρες )- Calendar day

-Διάρκεια (duration)

-Βασικό Σχήμα (basic format)- μορφή παρουσίασης

-Εκτεταμένο σχήμα (extended format)

-Γρηγοριανό ημερολόγιο

-Ώρα, τοπική ώρα, λεπτό, μήνας- ημερολογιακός μήνας

-Χρονικό διάστημα (time interval)

-Επαναλαμβανόμενα χρονικά διαστήματα (recurring time interval)

-Δεκαδική παρουσίαση (decimal representation)

-Πλήρη παρουσίαση (complete representation)

-Διευρυμένη παρουσίαση (expanded)

-Περιορισμένη παρουσίαση (truncated)

-Ελαττωμένης ακρίβεια παρουσίαση (reduced precision)

-Δευτερόλεπτο- Επιπλέον Δευτερόλεπτο (leap)

-Χρονικό σημείο (time point)

-Εβδομάδα- Ημερολογιακή εβδομάδα

-Έτος- Ημερολογιακό Έτος

-Εκατοστό Έτος (centennial)

-Κοινό Έτος- Δίσεκτο Έτος (leap year)

Οι βασικές έννοιες για το πρότυπο είναι τέσσερις και είναι οι εξής:

-Το χρονικό σημείο : Μια στιγμή στο χρόνο χωρίς όμως διαστάσεις.

-Το χρονικό διάστημα : Ο χρόνος μεταξύ δύο χρονικών σημείων.

-Το επαναλαμβανόμενο χρονικό διάστημα : Μια σειρά από συνεχόμενα χρονικά διαστήματα με ίδια διάρκεια.

-Διάρκεια : “Μήκος” του χρόνου.

ISO/IEC 11179

Το πρότυπο ISO/IEC 11179 ( International Organization for Standardization / International Electrotechnical Commission ), συγκεκριμενοποιεί βασικές πλευρές της σύνθεσης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων και των μεταδεδομένων. Παρέχει οδηγίες και κανόνες για την ονομασία και ταυτοποίηση της έννοιας των στοιχείων των δεδομένων, των δεδομένων, και της επικρατούσας τιμής δεδομένων. Περιγράφει τα στάδια και το χαρακτήρα της ταυτοποίησης. Η ταυτοποίηση με τη στενή σημασία της περικλείει μόνο τα μέσα για να καθοριστεί μοναδική ταυτοποίηση μέσα σ’ ένα αρχείο. Ορίζει την ονομασία και τα χαρακτηριστικά ταυτοποίησης. Περιγράφει τη σχέση των χαρακτηριστικών μεταξύ τους : περιλαμβάνει αρχές σύμφωνα με τις οποίες μπορούν να αναπτυχθούν ονομαστικοί-συμβατικοί τύποι και περιγράφει παραδείγματα τέτοιου είδους τύπων. Δεν απευθύνεται στη φυσική παρουσίαση των δεδομένων όπως είναι τα bits και τα bytes σε επίπεδο μηχανής.

Το ISO 11179 ορίζει τις εξής θεμελιώδεις έννοιες:

· Αντικειμενική κατηγορία (object class), είναι ένα σύνολο από ιδέες, αποσπάσματα ή πράγματα σ’ ένα πραγματικό κόσμο, που μπορούν να ταυτοποιηθούν με σαφή όρια και σημασία και των οποίων οι ιδιότητες και η συμπεριφορά ακολουθούν τους ίδιους κανόνες.

· Iδιότητα (property) είναι μια κοινή ιδιομορφία σε όλα τα μέλη της αντικειμενικής κατηγορίας.

· Η παρουσίαση (representation) περιγράφει πώς τα δεδομένα παρουσιάζονται, π.χ. ο συνδυασμός μιας αντικειμενικής κατηγορίας, μιας επικρατούσας τιμής, το είδος των δεδομένων και αν είναι απαραίτητο ένα σύνολο χαρακτήρων.

Ο συνδυασμός μιας αντικειμενικής κατηγορίας και μιας ιδιότητας, αποκαλείται data element concept (DEC). Μία επικρατούσα τιμή είναι ένα σύνολο από ελεγχόμενες ή έγκυρες τιμές για ένα δεδομένο.

Το πρότυπο είναι πολυμερές και περιλαμβάνει τα ακόλουθα μέρη :

Στο 1^ο μέρος, το μέρος της δομής (Framework), παρουσιάζει θεμελιώδεις ιδέες για τα στοιχεία δεδομένων, τις τιμές, τις έννοιες των δεδομένων και σχήματα ταξινόμησης απαραίτητα για την κατανόηση αυτών των προτύπων και εξασφαλίζει το γενικό πλαίσιο για τη σύνδεση των μεμονωμένων μερών του ISO/IEC 11179.

Στο 2^ο μέρος, της ταξινόμησης (Classification), εξασφαλίζονται θεματικά μοντέλα για τη διαχείριση ταξινομικών σχημάτων. Υπάρχουν πολλές δομές που χρησιμοποιούνται για να οργανωθούν τα ταξινομικά σχήματα και πολλές θεματικές ενότητες που περιγράφουν τα ταξινομικά σχήματα. Έτσι, εξασφαλίζεται μια ταξινόμηση δύο ειδών, για τα ίδια τα ταξινομικά σχήματα. Παρέχει μεθόδους και τεχνικές για τη σύνδεση των δεδομένων με σχήματα ταξινόμησης για αντικειμενικές κατηγορίες, ιδιότητες και παρουσιάσεις.

Στο 3^ο μέρος, του Αρχείου Μεταδεδομένων και των βασικών του χαρακτηριστικών (Registry metamodel and basic attributes), καθορίζεται ένα θεματικό μοντέλο για ένα αρχείο μεταδεδομένων. Περιορίζεται σε ένα σύνολο από βασικά χαρακτηριστικά για δεδομένα, ανεξάρτητα από τη χρήση τους σ’ ένα σύστημα εφαρμογών, βάσεις δεδομένων, μηνύματα ανταλλαγής δεδομένων, θεματικά δεδομένα, τιμές, ταξινομικά σχήματα και άλλες σχετιζόμενες κατηγορίες, όπως τα διοικητικά θέματα.

Αρχείο μεταδεδομένων, είναι ένα σύνολο από περιγραφικές πληροφορίες για τα δεδομένα. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να περιγράψει ελεγχόμενα και διαχειριζόμενα αντικείμενα, όπως την έννοια των δεδομένων (εννοιολογική περιγραφή δεδομένων), τα δεδομένα, τις επιτρεπόμενες τιμές, τα σύνολα κωδικών κ.λ.π.

Στο 4^ο μέρος, της διατύπωσης του ορισμού δεδομένων (Formulation of data definitions), εξασφαλίζεται το πώς θα αναπτυχθούν σαφείς και ποικίλοι ορισμοί δεδομένων. Ειδικότερα, παρουσιάζεται ένας αριθμός από συγκεκριμένους κανόνες και οδηγίες, που ορίζουν το πως πρέπει να δημιουργηθεί ένας ορισμός δεδομένων. Ένας ακριβής ορισμός, άλλωστε, είναι μια σημαντική προϋπόθεση για την κατανόηση ενός διοικητικού θέματος. Επίσης, οι ακριβείς ορισμοί είναι επιβεβλημένοι για την ανταλλαγή της πληροφορίας, πράγμα που μπορεί να απαλλάξει το χρήστη από προβλήματα κατά τη διαδικασία της ανταλλαγής.

Στο 5^ο μέρος, των αρχών ονομασίας και ταυτοποίησης (Naming and identification principles), παρέχονται οδηγίες για την ταυτοποίηση των δεδομένων. Η ταυτοποίηση είναι ο ευρύτερος όρος της περιγραφής ή του προσδιορισμού της ταυτότητας. Μπορεί να επιτευχθεί με ποικίλους τρόπους, κάτι που εξαρτάται από τη χρήση εκείνου που ταυτοποιεί, και περιλαμβάνει: α) τον προσδιορισμό αριθμητικής ταυτοποίησης, που είναι δυσνόητη για τον άνθρωπο και β) εικόνες και ονόματα, ευκολονόητα για τον άνθρωπο.

Τέλος, στο 6^ο μέρος, αυτό της εγγραφής (Registration), εξασφαλίζεται το πώς η υποψήφια εγγραφή μπορεί να παρουσιάζει ένα δεδομένο σε ένα αρχείο καθιερωμένων τύπων καθώς και η κατανομή των μοναδικών προσδιοριστών ταυτότητας για κάθε είδος δεδομένων. Ακόμη, σ’αυτό το τεκμήριο ορίζεται η τήρηση διοικητικών θεμάτων, που είναι ήδη δηλωμένα.

Η οικογένεια προτύπων του ISO 11179 καθορίζει την πληροφοριακή και οργανική δομή των αρχείων μεταδεδομένων. Εκφράζει τη σημασιολογία των δεδομένων με σταθερό τρόπο και αυτή η σταθερότητα επιτρέπει τη διαλειτουργικότητα των δεδομένων.

Τα μέρη 3-6 εκδόθηκαν από τον οργανισμό του ISO μεταξύ του 1994 και του 1997, με το πρώτο μέρος να ακολουθεί το 1999 και το δεύτερο μέρος το 2000. Όλα τα μέρη αναθεωρήθηκαν το 2002.

ISO 690-2

Το πρότυπο ISO 690-2 (δεύτερη έκδοση) είναι μέρος της δουλειάς για την ταυτοποίηση και περιγραφή των πληροφοριακών πηγών της Τεχνικής Επιτροπής (TC) 46 για το ISO και της υποεπιτροπής (SC) 9 που είναι υπεύθυνη για τα διεθνή πρότυπα ISO.

Αυτό το Διεθνές Πρότυπο καθορίζει τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στις βιβλιογραφικές αναφορές των ηλεκτρονικών τεκμηρίων. Καθορίζει τη σειρά για τα στοιχεία των αναφορών και καθιερώνει συμβάσεις για την μεταγραφή και παρουσίαση της πληροφορίας που προέρχεται από την πηγή δημοσίευσης.

Το πρότυπο αυτό χρησιμοποιείται από συγγραφείς και εκδότες στη σύνταξη, για συνυπολογισμό στη βιβλιογραφία και στη διατύπωση παραπομπών μέσα στο κείμενο.

Παραπομπή είναι μια σύντομη μορφή αναφοράς ενσωματωμένη στο κυρίως κείμενο ή σαν σημείωση στο κάτω μέρος της σελίδας, στο τέλος του κεφαλαίου ή στο τέλος ολόκληρου του κειμένου. Χρησιμεύει στο να ταυτοποιήσει την έκδοση και να προσδιορίσει την ακριβή θέση της μέσα στο τεκμήριο.

Εδώ πρέπει να σημειωθεί ότι τα στοιχεία που χρησιμοποιούνται στις αναφορές και στις παραπομπές θα πρέπει να προέρχονται από το ίδιο το ηλεκτρονικό δημοσίευμα ή από το υλικό που το συνοδεύει και μάλιστα από το συγκεκριμένο τεκμήριο ή το αντίγραφο του, που χρησιμοποιήθηκε για την άντληση αυτών των στοιχείων. Σε καμία περίπτωση πάντως δεν θα πρέπει οι πληροφορίες αυτές να προέρχονται από κάποια άλλη πηγή. Για παράδειγμα, τα δεδομένα σε μία βιβλιογραφική αναφορά ενός τεκμηρίου στο Internet πρέπει να περιλαμβάνει τον τίτλο, τις ημερομηνίες, τις πληροφορίες τοποθεσίας κ.λ.π. για τη συγκεκριμένη έκδοση που εξετάστηκε και για τη συγκεκριμένη δικτυακή τοποθεσία από την οποία βρέθηκε η έκδοση αυτή.

Στο πρότυπο παρέχονται οδηγίες σχετικά με το πώς πρέπει να παρουσιάζονται τα διάφορα στοιχεία του κάθε τεκμηρίου μέσα στις αναφορές και στις παραπομπές, που είναι απαραίτητο να συντάσσονται.

Συγκεκριμενοποίηση δεδομένων-Τύπος μέσου: Ο τύπος του ηλεκτρονικού τεκμηρίου θα πρέπει να δίνεται σε αγκύλες μετά τον τίτλο. Θα πρέπει να χρησιμοποιούνται οι ακόλουθες λέξεις ή ισοδύναμά τους π.χ. [online], [CD-ROM], [magnetic tape], [disk].

Εάν είναι επιθυμητό, ο τύπος της έκδοσης π.χ. (μονογραφία, περιοδικό, Β.Δ., και πρόγραμμα Η/Υ) μπορεί επίσης να συγκεκριμενοποιηθεί στο είδος που προσδιορίζει το μέσο.

Προσδιορισμός θέματος-Παρουσίαση: για τα ηλεκτρονικά περιοδικά ο προσδιορισμός του θέματος θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο ολοκληρωμένος. Θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει το χρονολογικό προσδιορισμό (μήνας, χρόνος κ.λ.π.) και την αρίθμηση (αριθμός τεύχους, αριθμός θέματος κ.λ.π.) που δίνονται στο τεκμήριο.

Προσδιορισμός του πρώτου θέματος μόνο: Εάν η αναφορά είναι ολόκληρη από ένα ηλεκτρονικό περιοδικό που δεν έχει σταματήσει, ο χρονολογικός προσδιορισμός και η αρίθμηση του πρώτου θέματος μόνο θα πρέπει να καταχωρηθούν, ακολουθούμενα από ένα ενωτικό σημείο (-) και ένα κενό π.χ. “January 1995-, vol. 1, no. 1-.” Εάν η αρχική ημερομηνία δεν μπορεί να βρεθεί στην “ανοιχτή” οθόνη του ηλεκτρονικού περιοδικού ή του υλικού που το συνοδεύει, θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν, αν είναι γνωστές οι πρώτες και οι τελευταίες ημερομηνίες εισόδου στο περιοδικό. Σε μία αναφορά που ταυτοποιεί ολόκληρο ή μέρος του ηλεκτρονικού περιοδικού, ο χρονολογικός προσδιορισμός και/ή η αρίθμηση της πρώτης και της τελευταίας έκδοσης πρέπει να καταγράφονται.

Τα ηλεκτρονικά περιοδικά καλύπτουν περισσότερες από μία ημερομηνίες: Εάν ένα ηλεκτρονικό τεκμήριο καλύπτει πάνω από μία ημερομηνίες και είναι ολόκληρο, όπως μια Β.Δ., στην οποία δεν έχουν προστεθεί άλλα αρχεία ή ένα online περιοδικό που δεν εκδίδεται πια, οι πρώτες και οι τελευταίες ημερομηνίες θα πρέπει να δίνονται. Εάν δεν μπορούν να βρεθούν οι πρώτες και οι τελευταίες ημερομηνίες στην ανοιχτή οθόνη του τεκμηρίου θα πρέπει να χρησιμοποιούνται οι πρώτες και οι τελευταίες είσοδοι στο τεκμήριο αν είναι γνωστές. Αν ένα ηλεκτρονικό τεκμήριο έχει περισσότερες από μία ημερομηνίες και δεν είναι ακόμα ολόκληρο, όπως μια Β.Δ., που ακόμη ενημερώνεται ή ένα περιοδικό, η αρχική ημερομηνία του τεκμηρίου θα πρέπει να δίνεται ακολουθούμενη από ένα ενωτικό σημείο και ένα κενό.

Ημερομηνία έκδοσης άγνωστη: Εάν η ημερομηνία έκδοσης δεν μπορεί να προσδιοριστεί από την πηγή θα πρέπει να καταχωρείται σε αυτό το σημείο η ημερομηνία του copyright. Εάν δεν υπάρχει ημερομηνία copyright και ούτε άλλες αξιόπιστες ενδείξεις για την ημερομηνία έκδοσης, θα πρέπει να καταχωρείται η φράση “άγνωστη ημερομηνία” ή κάτι ισοδύναμό της.

Επιλεκτικά, για online τεκμήρια που έχουν περισσότερες από μία ημερομηνίες, η ημερομηνία δημοσίευσης πρέπει να παραλείπεται εάν δεν μπορεί να προσδιοριστεί από την πηγή. Σε αυτές τις περιπτώσεις θα πρέπει να υπάρχει η ημερομηνία παραπομπής σε αγκύλες. Εάν δεν μπορεί να βρεθεί ο τόπος δημοσίευσης στο ηλεκτρονικό τεκμήριο ή στο υλικό που το συνοδεύει, αλλά που μπορεί εύκολα να το συμπεράνει κανείς, το όνομα του τόπου θα πρέπει να δοθεί σε αγκύλες. Αν δεν μπορεί να εξακριβωθεί ο τόπος δημοσίευσης, θα πρέπει να καταχωρηθεί μια φράση όπως “τόπος άγνωστης δημοσίευσης” ή “sine loco” ή μια ισοδύναμη συντομογραφία, π.χ. “s.l.” αντί του ονόματος του τόπου. Για ηλεκτρονικά τεκμήρια στα οποία παρέχεται πρόσβαση μέσω ενός υπολογιστικού δικτύου, το στοιχείο του τόπου δημοσίευσης θα πρέπει να παραλείπεται, αν δεν μπορεί να προσδιοριστεί από τις άλλες πληροφορίες της πηγής. Σε αυτές τις περιπτώσεις πάντως, θα πρέπει να δίνεται η τοποθεσία δικτύου του τεκμηρίου.

Άγνωστος εκδότης: Αν δεν δίνεται το όνομα του εκδότη της πηγής, θα πρέπει να καταχωρείται μια φράση όπως “άγνωστος εκδότης” ή μια ισοδύναμη συντομογραφία π.χ. “s.n.” στη θέση του ονόματος. Για online τεκμήρια, στα οποία παρέχεται πρόσβαση μέσω ενός υπολογιστικού δικτύου, το στοιχείο του εκδότη θα πρέπει να παραλείπεται αν δεν μπορεί να προσδιοριστεί από τις άλλες πληροφορίες της πηγής. Σε αυτές τις περιπτώσεις, πάντως θα πρέπει να δίνεται η διεύθυνση του συγκεκριμένου τεκμηρίου στο διαδίκτυο.

Ημερομηνίες-Παρουσιάσεις: Αν κρίνεται απαραίτητο εξαιτίας της συχνότητας ενημέρωσης ή αναθεώρησης σε ένα ηλεκτρονικό τεκμήριο, οι ημερομηνίες έκδοσης, ενημέρωσης, αναθεώρησης ή παραπομπής μπορούν να συμπεριλαμβάνουν την ημέρα, το μήνα και την ώρα. Τα έτη θα πρέπει να μεταγράφονται με αραβικούς αριθμούς. Π.χ. 18 February 1997; 14:04:28 EST

Ημερομηνία ενημέρωσης/αναθεώρησης: Τα ηλεκτρονικά τεκμήρια μπορεί να ανθεωρούνται και να ενημερώνονται συχνά μεταξύ των εκδόσεών τους. Ακόμη και αν ένα τεκμήριο δεν έχει μεγάλες διαφορές από τις νέες εγγραφές που έχουν προστεθεί, μπορεί ακόμη να αναθεωρηθεί για τυχόν λάθος διορθώσεις ή άλλα περιεχόμενα. Η ημερομηνία που έγινε η αναθεώρηση πρέπει να δίνεται μετά την ημερομηνία έκδοσης που βρίσκεται στην πηγή. Π.χ. “Updated January 1997” ή “rev. 1 March 1997”.

Ημερομηνία παραπομπής: Η ημερομηνία στην οποία εξετάστηκε το ηλεκτρονικό τεκμήριο πρέπει να δίνεται σε αγκύλες για τεκμήρια που υποβάλλονται σε αλλαγές π.χ. online τεκμήρια, ή όταν καμία άλλη αξιόπιστη ημερομηνία δεν βρίσκεται στην πηγή. Η λέξη “παρατίθεται” προηγείται της ημερομηνίας παραπομπής.

Π.χ. [παρατίθεται 3 Σεπτεμβρίου 1997]

[παρατίθεται 1997-07-28]

[παρατίθεται 17 Μαίου]

Σημειώσεις-Φυσική περιγραφή: Η πληροφορία που περιγράφει τη μορφή του τεκμηρίου ή τον αριθμό και τον τύπο των φυσικών κομματιών που συνδέονται με το ηλεκτρονικό τεκμήριο, πρέπει να δίνεται ως σημείωση.

Π.χ. 1 magnetic tape: 9 track, 6250 bpi, EBCDIC ASCII format

Συνοδευτικό υλικό: Οι πληροφορίες για οποιαδήποτε αντικείμενα συνοδεύουν το ηλεκτρονικό τεκμήριο, τέτοια όπως εγχειρίδια χρήσης ή κασσέτες, πρέπει να καταγράφονται σε σημείωση. Οι λέξεις “συνοδευόμενο από” ή μία ισοδύναμη φράση πρέπει να προηγούνται της πληροφορίας.

Απαιτήσεις του συστήματος: Οι πληροφορίες που αφορούν τις απαιτήσεις του συστήματος πρέπει να καταγράφονται σε μία σημείωση. Οι απαιτήσεις του συστήματος περιλαμβάνουν το εξειδικευμένο μοντέλο Η/Υ στο οποίο το ηλεκτρονικό τεκμήριο έχει προγραμματιστεί να λειτουργεί, το σύνολο της μνήμης που απαιτείται, το όνομα του συστήματος λειτουργίας, το λογισμικό που απαιτείται και το είδος και τα χαρακτηριστικά οποιουδήποτε απαιτούμενου ή συστηνόμενου περιφερειακού συστήματος. Πρέπει να χρησιμοποιείται η αναγκαία φρασεολογία. Για να μειωθεί η αμφισημία, προτείνεται οι λέξεις “απαιτήσεις του συστήματος” ή μια παρόμοια φράση να προηγείται αυτής της πληροφορίας. Π.χ. System requirements: IBM PC or compatible; MPC Standard CD-ROM drive; DOS 3.30 or higher; 490 Kb RAM; MS-DOS Extensions 2.1 or higher.

Συχνότητα έκδοσης: Αν ένα ηλεκτρονικό τεκμήριο, όπως οι Β.Δ., ενημερώνεται συνεχώς, η συχνότητα με την οποία ενημερώνεται δίνεται σε μία σημείωση.

Π.χ. “Eβδομαδιαία ενημέρωση”, “Eτήσια ενημέρωση”, “Συνεχής ενημέρωση”, “Tριμηνιαία”.

Online τεκμήρια: Οι πληροφορίες για αναγνώριση και τοποθέτηση της πηγής του τεκμηρίου στο οποίο γίνεται παραπομπή, παρέχεται για ηλεκτονικά τεκμήρια. Αυτή η πληροφορία πρέπει να ταυτοποιείται από τις λέξεις “ Διαθέσιμο από” ή μια ισοδύναμη φράση.

Η πληροφορία για την τοποθεσία του ηλεκτρονικού τεκμηρίου μέσα σε ένα υπολογιστικό δίκτυο όπως το Internet πρέπει να αναφέρεται στο αντίγραφο του τεκμηρίου και πρέπει να περιλαμβάνει την μέθοδο πρόσβασης στο τεκμήριο πχ: (FTP) όπως η διεύθυνσή του στο διαδίκτυο. Τα στοιχεία της πληροφορίας τοποθεσίας (πχ. Διεύθυνση, το όνομα καταλόγου, το όνομα αρχείου) πρέπει να αντιγράφεται με τα ίδια σημεία στίξης, κεφαλαία και πεζά γράματα που δίνονται στη πηγή.

Πχ. Available from Internet:

listserv@uhupvm1.uh.edu

by sending command GET

PRINCEWIL PRV5N3 F=MAIL

Άλλες διαθέσιμες πληροφορίες: Οι πληροφορίες για κάθε άλλη τοποθεσία ή τύπους του τεκμηρίου πρέπει να δίνονται. Αυτή η πληροφορία πρέπει να διαχωρίζεται από την πληροφορία που αναφέρεται στη τοποθεσία του τεκμηρίου στο οποίο γίνεται παραπομπή και πρέπει να προηγείται η φράση “επίσης διαθέσιμο” ή άλλη ισοδύναμη φράση.

Καθορισμένος αριθμός: Ο πρότυπος αριθμός που προσδιορίζεται στο τεκμήριο πρέπει να καταγράφεται. Ο πρότυπος αριθμός πρέπει να συστήνεται από το κατάλληλο σύστημα για πρότυπη αρίθμηση.

Συστατικά μέρη και άρθρα: μέρη του ηλεκτρονικού τεκμηρίου: Σε μία αναφορά για ένα μέρος ενός ηλεκτρονικού τεκμηρίου που δεν είναι ένα χωριστό άρθρο, οι μοναδικές λεπτομέρειες στο μέρος αυτό και η αρίθμηση και η τοποθεσία του στο τεκμήριο που το φιλοξενεί πρέπει να τοποθετείται μετά την βιβλιογραφική ημερομηνία για την εργασία σαν σύνολο που προηγείται των σημειώσεων.

Άρθρα σε ηλεκτρονικά τεκμήρια: Σε μία αναφορά σε ένα χωριστό άρθρο ενός ηλεκτρονικού τεκμηρίου οι λεπτομέρειες που σχετίζονται με το άρθρο (π.χ. συγγραφέας και τίτλος) πρέπει να προηγούνται των λεπτομερειών που αναφέρονται στο τεκμήριο που το φιλοξενεί σαν σύνολο, και πρέπει να διαχωρίζονται ξεκάθαρα από αυτές, από την τυπογραφία, την στίξη ή μία λέξη όπως το “in”. Η αρίθμηση και τοποθεσία του άρθρου στο τεκμήριο που το φιλοξενεί πρέπει να τοποθετείται μετά τα βιβλιογραφικά δεδομένα για το τεκμήριο “οικοδεσπότης” και να προηγείται των σημειώσεων, των δηλώσεων διαθεσιμότητας και του πρότυπου αριθμού.

Αρίθμηση μέσα στο τεκμήριο «οικοδεσπότης» ή στο σύστημα: Ο αριθμός εγγραφής ή άλλοι αριθμοί που δίνονται σε ένα μέρος ή άρθρο σαν ταυτοποιητές μέσα στο τεκμήριο «οικοδεσπότης», ή στο σύστημα πρέπει να καταγράφεται όταν μία τέτοια αρίθμηση παραμένει σταθερή, όποτε το μέρος ή το άρθρο αυτό ανακτάται. Η περιγραφική φράση ή μία κατάλληλη ισοδύναμη φράση πρέπει να προηγείται του αριθμού.

Τοποθέτηση στο τεκμήριο «οικοδεσπότη»: Η τοποθεσία του μέρους ή του άρθρου μέσα στο τεκμήριο «οικοδεσπότη» πρέπει να δίνεται αν ο τύπος του τεκμηρίου περιλαμβάνει σελιδοποιήσεις ή ένα ισοδύναμο εσωτερικό αναφορικό σύστημα. Αυτός ο καθορισμός τοποθεσίας πρέπει να περιγράφεται με την ακόλουθη σειρά προτίμησης:

1. σελίδα, οθόνη, παράγραφος ή αριθμός γραμμής όταν αυτά τα χαρακτηριστικά είναι σταθερά γνωρίσματα του μέρους ή του άρθρου ή της Β.Δ. (πχ. «pp. 5-21»; «lines 100-150)»

2. επιγραφικό μέρος, τμήμα πίνακας, εικόνα ή άλλη σχετική με το κείμενο περιγραφή.

3. οποιαδήποτε ειδική περιγραφή.

Εάν το τεκμήριο δεν περιλαμβάνει σελιδοποίηση ή ένα ισοδύναμο εσωτερικό αναφορικό σύστημα, η επέκταση του αντικειμένου πρέπει να υποδεικνύεται μέσα σε αγκύλες με όρους όπως ο πλήρης αριθμός γραμμών.

Υπάρχουν τρία είδη παραπομπών:

· Αριθμητική παραπομπή :

Πρόκειται για επιγραφή ή αριθμούς μέσα σε παρένθεση που είναι ενσωματωμένοι μέσα στο κείμενο. Αναφέρονται σε τεκμήρια που έχουν αναφερθεί στο κείμενο με σειρά. Κάθε φορά που παραπέμπουμε στο ίδιο τεκμήριο, χρησιμοποιούμε τον ίδιο αριθμό. Αν γίνεται παραπομπή σε συγκεκριμένα μέρη ενός τεκμηρίου, οι αριθμοί σελίδων μπορούν να δοθούν μετά από τον αριθμό της παραπομπής. Οι παραπομπές παρατίθενται σε αριθμημένη σειρά και σε αριθμημένη λίστα.

Παράδειγμα: The notion of the invisible college has been explored in the sciences (24). Its absence among historians is noted by Stieg (13, p.556). It may be, as Burchard (8) points out….

· Σημειώσεις :

Επιγραφή ή αριθμός σε παρένθεση, δηλαδή διαδοχικές παραπομπές στο κείμενο, αναφέρονται σε σημειώσεις που διατυπώνονται αριθμητικά με τη σειρά εμφάνισής τους στο κείμενο. Αυτές οι σημειώσεις μπορεί να περιέχουν παραπομπές ή απλά να επεξηγούν κάποιον όρο. Ένας αριθμός σημείωσης χρησιμοποιείται για κάθε δήλωση ή σχετική ομάδα δηλώσεων. Η αντίστοιχη σημείωση μπορεί να παραπέμπει σε περισσότερα από ένα τεκμήρια. Αν για ένα συγκεκριμένο τεκμήριο γίνεται παραπομπή περισσότερες από μία φορές, οι ακόλουθες της πρώτης παραπομπές λαμβάνουν διαφορετικούς αριθμούς. Η σημείωση που αναφέρεται σε τεκμήριο για το οποίο έχει γίνει παραπομπή με προηγούμενη σημείωση, θα πρέπει είτε να επαναλάβει ολόκληρη την παραπομπή, είτε να δώσει τον αριθμό της προηγούμενης σημείωσης με τους απαραίτητους αριθμούς σελίδων.

Πρώτη παραπομπή: Αν οι παραπομπές παρουσιάζονται σαν σημειώσεις, η πρώτη παραπομπή σ’ ένα τεκμήριο πρέπει να περιέχει επαρκή στοιχεία για να εξασφαλίσει μια ακριβή αντιστοιχία μεταξύ της παραπομπής και της λίστας βιβλιογραφικών αναφορών. Η πρώτη παραπομπή πρέπει να περιλαμβάνει- το λιγότερο- το/τα όνομα/-ματα του/των συγγραφέα/-φέων και τον πλήρη τίτλο (εκτός από υπότιτλους και άλλους σχετικούς τίτλους) όπως δίνεται στη βιβλιογραφική αναφορά καθώς και τους σχετικούς αριθμούς σελίδων. Αν ο/οι συγγραφέας/-φείς και ο τίτλος από μόνα τους δεν είναι επαρκή για να διαφοροποιηθούν μεταξύ των εγγραφών στη λίστα αναφορών, η περιγραφή πρέπει να περιλαμβάνει και επιπρόσθετα στοιχεία όπως έκδοση, χρόνος έκδοσης κ.λ.π.

Π.χ. 32. CRANE, D.,

Invisible colleges.

33. STIEG, MF., The

Information needs of historians, p.556.

34. BURCHARD, JE.,

How humanists use a

library, p.219

Αν σε επόμενες παραπομπές εισαχθεί μια συντετμημένη λέξη για να ταυτοποιήσει ένα αντικείμενο προς το οποίο γίνεται παραπομπή, αυτό πρέπει να δηλωθεί ξεκάθαρα, είτε μέσα στην πρώτη παραπομπή για το εν λόγω αντικείμενο, είτε στον πίνακα των συντομογραφιών. Π.χ. NATHANIEL, B.

Shurtleff, ed.,

Records of the

governor and

company of the

Massachusetts Bay

in New England

(1628-1686). Boston,

publisher unknown,

1853-54. 5 vols.,

vol. 1, p. 126

(hereafter cited as

Mass. Records).

Δεύτερη και επόμενες παραπομπές: Η δεύτερη και κάθε επόμενη παραπομπή σ’ ένα αντικείμενο μπορεί να γίνει πιο σύντομη και να συμπεριλαμβάνει το επώνυμο του συγγραφέα και μια σύντομη μορφή του τίτλου καθώς και το σχετικό αριθμό σελίδων. Ακόμη, οι παραπάνω πληροφορίες μπορούν να δηλωθούν με συντετμημένη μορφή που όμως θα έχει χρησιμοποιηθεί με τον ίδιο τρόπο και στη α’ παραπομπή ή θα εξηγείται στον πίνακα των συντομογραφιών. Π.χ. SUTTON, The

analysis of free

verse form, p.246

Mass. Records, p.128

Εναλλακτικά, εάν οι παραπομπές είναι διαδοχικά αριθμημένες σύμφωνα με την εμφάνισή τους στο κείμενο, η δεύτερη και κάθε επόμενη παραπομπή σ’ ένα αντικείμενο μπορεί να μικρύνει και να συμπεριλαμβάνει το επώνυμο του συγγραφέα, τον αριθμό της αναφοράς της α’ παραπομπής καθώς και τον σχετικό αριθμό σελίδων.

Π.χ. 35. STIEG, ref 33, p.556

· Μέθοδος πρώτου στοιχείου και ημερομηνίας:

Το πρώτο στοιχείο και το έτος έκδοσης του τεκμηρίου προς το οποίο γίνεται παραπομπή, συνήθως δίνονται στο κείμενο. Αν το πρώτο στοιχείο εμφανίζεται στο κείμενο, τότε ακολουθεί το έτος σε παρένθεση π.χ. Stieg ( 1981 ). Αν όχι, τότε το πρώτο στοιχείο και το έτος δίνονται σε παρένθεση π.χ. (Crane, 1972). Αν είναι απαραίτητο, ο αριθμός των σελίδων ακολουθεί το έτος μέσα σε παρένθεση π.χ. Stieg ( 1981, p.556 ) ή Burchard ( 1981, p.556 ). Αν δύο τεκμήρια έχουν κοινά τα πρώτα στοιχεία και το έτος έκδοσης, ξεχωρίζονται από πεζά στοιχεία (γράμματα), δηλαδή α, β, γ κ.λ.π., που ακολουθούν το έτος μέσα σε παρένθεση. Οι αναφορές των τεκμηρίων παρατίθενται σε λίστα με αλφαβητική σειρά.

Για αντικείμενα περισσότερων των δύο συγγραφέων η παραπομπή μπορεί να γίνει πιο σύντομη, δίνοντας το επώνυμο του πρώτου συγγραφέα μόνο, ακολουθούμενο από τη φράση «et all», δεδομένου ότι η συντετμημένη μορφή δεν έχει ως αποτέλεσμα μια διφορούμενη αντιστοιχία μεταξύ της παραπομπής και της λίστας βιβλιογραφικών αναφορών.

Εάν η λίστα των βιβλιογραφικών αναφορών περιέχει περισσότερα από ένα τεκμήρια δημοσιευμένα τον ίδιο χρόνο και από τον ίδιο συγγραφέα, ένας αλφαβητικός χαρακτήρας θα προστεθεί στο χρόνο έκδοσης, στην παραπομπή και στη λίστα βιβλιογραφικών αναφορών, προκειμένου να εξασφαλίσει μια ακριβή αντιστοιχία μεταξύ της παραπομπής και της αναφοράς. Π.χ. (Pasteur 1848a)

Δεν απευθύνεται σε πλήρεις βιβλιογραφικές περιγραφές όπως απαιτείται από τους βιβλιοθηκονόμους, τους περιγραφικούς και αναλυτικούς βιβλιογράφους, τους ευρετηριαστές κλπ. Καλύπτει αναφορές σε δημοσιευμένο υλικό που είναι σε έντυπη και μη έντυπη μορφή. Παρόλ’ αυτά δεν αφορά αναφορές σε χειρόγραφο ή άλλο αδημοσίευτο υλικό.

Για την επίτευξη των στόχων του παραπάνω προτύπου προβλέπονται οι παρακάτω επεξηγήσεις :

1) Συγγραφέας : Το πρόσωπο ή το συλλογικό όργανο που είναι υπεύθυνο για το πνευματικό ή καλλιτεχνικό περιεχόμενο του τεκμηρίου.

2) Bulletin Board (παροχή πληροφοριών): Υπολογιστικό σύστημα στο οποίο οι πληροφορίες και τα μηνύματα που αφορούν το θέμα ή τα θέματα, που έχουν καταχωρηθεί σ’αυτό, έχουν φτιαχτεί προσιτά για εξέταση από τους απομακρυσμένους χρήστες του συστήματος.

3)Πρόγραμμα υπολογιστή : πίνακας ή σχέδιο το οποίο καθορίζει τις ενέργειες που έχουν εκφραστεί σε μία κατάλληλη μορφή προκειμένου να εκτελεστούν από τον υπολογιστή.

4)Άρθρο : Ανεξάρτητη ενότητα που διαμορφώνει ένα μέρος του τεκμηρίου.

5)Βάση Δεδομένων : Συλλογή από δεδομένα συγκεντρωμένα μαζί, σε ηλεκτρονική μορφή, σύμφωνα με κάποιο σχήμα και προσβάσιμα από υπολογιστή.

Σημείωση: Μερικές βάσεις δεδομένων, ή αρχεία μέσα σε μία βάση δεδομένων μπορούν επίσης να αποτελέσουν μία μονογραφία ή περιοδική έκδοση. Στις περιπτώσεις όπου μπορεί να καθοριστεί εύκολα ότι ένα συγκεκριμένο ηλεκτρονικό έγγραφο είναι μονογραφία ή περιοδικό, αυτοί οι όροι θα πρέπει να προτιμούνται από τον ευρύτερο όρο «βάση δεδομένων».

6) Λίστα συζήτησης : Ομάδα η οποία συζητάει σε καταχωρημένο θέμα ή θέματα που λαμβάνουν χώρα γύρω από ένα υπολογιστικό δίκτυο μεταξύ των συνδρομητών σ’ ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο οποίο οι εισφορές από συγκεκριμένους μετόχους στέλνονται αυτόματα σαν ηλεκτρονικά μηνύματα στη λίστα εισαγωγής των συνδρομητών .

7) Τεκμήριο : Εγγεγραμμένες πληροφορίες οι οποίες μπορούν να θεωρηθούν σαν ενότητα στη διαδικασία της τεκμηρίωσης ανεξάρτητα από τη φυσική μορφή και τα χαρακτηριστικά τους.

8) Έκδοση : Σύνολο πιστών αντιγράφων ενός πρωτότυπου τεκμηρίου (see also version).

9) Ηλεκτρονικό τεκμήριο : Τεκμήριο σε ηλεκτρονική μορφή και προσβάσιμο από υπολογιστή.

10) Σύστημα ηλεκτρονικών μηνυμάτων : Σύστημα το οποίο μεταδίδει μηνύματα σε ηλεκτρονική μορφή στα πλαίσια ενός δικτύου επικοινωνίας ενός υπολογιστή.

11) Αρχείο : Οργανωμένη συλλογή δεδομένων που συνήθως περιλαμβάνει σχετικές εγγραφές.

12) Πλήθος τεκμηρίων : Τεκμήριο που περιέχει ξεχωριστά, ταυτόσημα συστατικά μέρη τα οποία δεν είναι φυσικά ή βιβλιογραφικά ανεξάρτητα.

13) Μονογραφία : Τεκμήριο που δεν είναι περιοδικό και έχει συμπληρωθεί σε ένα μέρος ή σε ένα περιορισμένο αριθμό μερών.

14) Εκδότης : Πρόσωπο ή οργανισμός που είναι υπεύθυνος για την παραγωγή και διάδοση ενός τεκμηρίου.

15) Εγγραφή : Ομάδα από δεδομένα που αντιμετωπίζονται σαν ενότητα, συνήθως ενός αρχείου.

16) Περιοδικό : Δημοσίευση, σε οποιοδήποτε μέσο, που εκδόθηκε σε διαδοχικά μέρη, συνήθως έχει αριθμητική ή χρονολογική περιγραφή, και σχεδιάστηκε για να συνεχιστεί επ’αόριστον.

17) Τίτλος : Λέξη ή φράση, συνήθως εμφανίζεται στο τεκμήριο και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αναγνώρισή του και το ξεχωρίζει από κάθε άλλο τεκμήριο.

18) Μετάφραση : Μορφή ενός τεκμηρίου το οποίο έχει τροποποιηθεί χωρίς να αλλάξει η ταυτότητα του τεκμηρίου (see also edition).

ISO 639-2

Το ISO 639-2 (International Organization for Standardization) είναι το πιο ευρύ σε διάδοση πρότυπο για την προσδιορισμό γλωσσικών κωδίκων. Αποτελείται από : α)το ISO 639-1, που δημοσιεύτηκε το 1988 και αποτελεί επανάληψη του ISO/R (1967) και β) από το ISO 639-2, που δημιουργήθηκε από την Τεχνική Επιτροπή, το ISO/TC 37 και την Υποεπιτροπή SC 3, το 1998.

Το πρώτο μέρος του προτύπου ορίζει 160 διγράμματους κωδικούς (alpha-2 codes) για τον προσδιορισμό της ταυτότητας διαφορετικών γλωσσών. Το δεύτερο μέρος του προτύπου ορίζει τριγράμματους κωδικούς (alpha-3 codes) για 381 γλώσσες. Επιπλέον, ορίζει 55 «συλλογικούς» κωδικούς που χρησιμοποιούνται για να καλύψουν γλώσσες που δεν έχουν ατομικούς κωδικούς. Ακόμη, περιέχει πληροφορίες για τη χρήση των γλωσσικών συμβόλων καθώς και αρχείο γλωσσικών κωδίκων.

Ο κατάλογος alpha-2 σχεδιάστηκε για να καλύπτει την πλειοψηφία των γλωσσών που εμφανίζονται πιο συχνά στην παγκόσμια λογοτεχνία. Επιπρόσθετοι κωδικοί δημιουργήθηκαν όταν έγινε εμφανές ότι σημαντικό κομμάτι της λογοτεχνίας υπάρχει σε συγκεκριμένη γλώσσα. Οι μοναδικοί κωδικοί βασίζονται στο αυθεντικό όνομα της γλώσσας, αν είναι σε λατινικό αλφάβητο, εκτός αν οι εθνικοί οργανισμοί προτυποποίησης απαιτούν κωδικούς βασισμένους στην αγγλική μορφή του ονόματος της γλώσσας, για παράδειγμα ο κωδικός για τα Ιαπωνικά, ο οποίος είναι “ja”. Ο κατάλογος alpha-3 αρχικά σχεδιάστηκε για να καλύπτει τις ανάγκες των βιβλιοθηκών, των πληροφοριακών υπηρεσιών και των εκδοτών για κωδικοποίηση διάφορων γλωσσών στα πλαίσια της αυτοματοποιημένης ή μη ανταλλαγής πληροφοριών. Ο κατάλογος μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην ορολογία, στη λεξικογραφία και τη γλωσσολογία ή τη λογοτεχνία.

Το ISO 639-2 περιλαμβάνει όλους τους κωδικούς του ISO 639-1 καθώς και μια πολύ πιο διευρυμένη συλλογή κωδικών δίνοντας μεγαλύτερη έμφαση στη χρήση βιβλιογραφικών περιγραφών και εξυπηρετώντας πιο αποτελεσματικά τις ανάγκες των χρηστών. Το ISO 639-1 είναι ουσιαστικά ένα υποσύνολο του ISO 639-2 και κάθε κωδικός alpha-2 έχει κι έναν αντίστοιχο κωδικό alpha-3 και αντιστρόφως.

Κατά την ανάπτυξη του προτύπου υπήρχαν δυσκολίες στην επιλογή των κωδικών, αφού η βιβλιογραφική κοινότητα συνιστούσε μία λίστα γλωσσικών κωδίκων βασισμένη στο MARC 21, το οποίο δεν ήταν πάντα συμβατό με το ΙSO 639-1. Σαν αναγκαία συμβιβαστική λύση ορίστηκε η προτυποποίηση δύο συνόλων γλωσσικών κωδικών, ένα για βιβλιογραφικές εφαρμογές (ISO 639-2/B) και ένα για εφαρμογές που αφορούν την ορολογία (ISO 639-2/T). Στα δύο αυτά σετ κωδικών που περιλαμβάνουν πάνω από 460 γλωσσικούς κωδικούς, υπάρχουν 23 γλώσσες που δεν παρουσιάζουν τον ίδιο κωδικό. Το σύνολο κωδικών Β, χρησιμοποιείται σε βιβλιογραφικές εφαρμογές που απαιτούν μοναδικούς κωδικούς αναγνώρισης μεμονωμένων γλωσσών και γλωσσικών ομάδων και ο κάθε κωδικός δεν εξαρτάται πάντα από το όνομα της γλώσσας και κατά συνέπεια δεν αποτελεί πάντα συντομογραφία της. Τα κριτήρια για την επιλογή της μορφής ενός κωδικού (Β) είναι συνήθως τα εξής:

1. Οι προτιμήσεις των χωρών που χρησιμοποιούν τη συγκεκριμένη γλώσσα.

2. Το πως χρησιμοποιείται ο κωδικός της γλώσσας στις εθνικές και διεθνείς βιβλιογραφικές Β.Δ. και

3. η τοπική ή η αγγλική μορφή της ονομασίας της γλώσσας.

Οι κωδικοί Τ που προορίζονται για χρήση στην ορολογία βασίζονται:

1. Στην τοπική μορφή της γλώσσας

2. Στις προτιμήσεις των χωρών που χρησιμοποιούν τη γλώσσα.

Άλλα χαρακτηριστικά του ISO 639-2 είναι :

Ένας γλωσσικός κωδικός παρέχεται για κάθε γλώσσα ακόμη και αν αυτή εμφανίζεται σε περισσότερες από μία γραφές, όπως για παράδειγμα τα Σομαλικά που γράφονται σε αραβική και λατινική γραφή. Όλες οι διάλεκτοι μιας γλώσσας παρουσιάζονται με τον κωδικό της γλώσσας, αλλά σε κάποιες περιπτώσεις, σαν αποτέλεσμα ιστορικών γεγονότων, δίνονται κωδικοί και σε διαλέκτους (π.χ. η Αwadhi που είναι διάλεκτος των Hindi), αλλά περισσότερο για τοπική χρήση και δεν θα πρέπει να χρησιμοποιούνται οι κωδικοί αυτοί σε διεθνές επίπεδο.

Για τις παρουσιάσεις των διαφόρων γραφών έχει δημιουργηθεί ένας κατάλογος κωδικών που περιλαμβάνει τρείς κωδικούς για κάθε όνομα γραφής: 1) ένα διγράμματο κωδικό, 2) ένα τριγράμματο και 3) έναν αριθμό. Αυτοί οι κωδικοί καλύπτουν τα ιερογλυφικά, τη σφηνοειδή γραφή, τις γραφές που γράφονται από δεξιά προς τα αριστερά, τις γραφές από αριστερά προς τα δεξιά κ.λ.π.

Επιπλέον παρέχονται κωδικοί για αρχαίες γλώσσες. Έτσι λοιπόν, με το συνυπολογισμό ενός συλλογικού κωδικού για ποικίλες γλώσσες το δεύτερο μέρος του προτύπου σχεδιάστηκε ώστε να εκχωρεί καθένα από τους 460 και πλέον κωδικούς του σε κάθε γλώσσα του κόσμου.

Η αυθεντική on-line έκδοση του προτύπου μπορεί να βρεθεί στο

· ISO 639-2 Registration Authority-Library of Congress

Για το ISO 639-2, έχουν καθοριστεί δύο Υπηρεσίες Καταχώρησης, (ISO 639-2/RA) που η μία χρησιμοποιεί διγράμματους κωδικούς και η δεύτερη τριγράμματους και οι οποίες είναι υπεύθυνες για να λαμβάνουν και να εκτιμούν προτάσεις και αλλαγές σε νέους ή ήδη υπάρχοντες κωδικούς. Αν μία πρόταση για νέο ή διαφοροποιημένο κωδικό απορριφθεί, μπορεί εκείνος που έκανε την πρόταση ή κάποιος άλλος χρήστης να κρατήσει τον κωδικό για δική του χρήση. Μία πρόταση για να γίνει δεκτή χρειάζεται τουλάχιστον πέντε θετικές ψήφους. Η ομοιότητα στις παρουσιάσεις και η ομοφωνία εξασφαλίζουν την μελλοντική ανάπτυξη του ISO 639-2.

Εκτός όμως από τους γλωσσικούς κωδικούς του ISO 639-2, υπάρχει και ένα αντίστοιχο σύστημα προσδιορισμού γλωσσικών κωδικών, γνωστό ως Ethnologue. Η Ethnologue εκδόθηκε από το Summer Institute Languages. Αυτή παραχωρεί ένα μοναδικό τριγράμματο κωδικό για κάθε μία από τις 7.000 χιλιάδες και πλέον γνωστές, χρησιμοποιούμενες και πεπαλαιωμένες γλώσσες του κόσμου. Επειδή πρόκειται για ένα σύνολο γλωσσικών κωδίκων αρκετά ευρύ έχει γίνει ένα εκ των πραγμάτων πρότυπο ανάμεσα σε πολλές μελέτες που χρειάζονται ένα μοναδικό κωδικό για κάθε γλώσσα. Το σύνολο των κωδικών που χρησιμοποιούνται στην Ethnologue είναι διαθέσιμο στο :

· SIL Three-letter Codes for Identifying Languages

Τέλος, το ISO 639-2, κατά τη διάρκεια των εκδόσεών του, διόρθωσε κάποια λάθη του και προστέθηκαν κάποιοι νέοι κωδικοί γλωσσών. Η πιο πρόσφατη έκδοση του 2001 δίνει μία λίστα όλων των γλωσσών που προστέθηκαν, από το 1988 και μετά, αλλά δεν συμπεριλαμβάνει την τροποποίηση των ονομάτων κάποιων άλλων γλωσσών.

Έτσι στο πρότυπο αυτό διατηρείται μία ακριβής λίστα των πληροφοριών που σχετίζονται με καταλόγους γλωσσικών κωδικών, διαδικασίες ενημέρωσης των παραπάνω καταλόγων, οι οποίοι μοιράζονται σε μία κανονική βάση σε συνδρομητές και συλλογικά όργανα.